digitalização empresarial: um guia prático

Contexto

A digitalização empresarial não é simplesmente a adoção de novas tecnologias, mas representa uma mudança profunda que envolve todos os aspetos da organização: dos processos internos à cultura empresarial, das competências das pessoas até à forma como se interage com clientes e fornecedores

Num mercado cada vez mais competitivo e em contínua evolução, digitalizar-se significa repensar o próprio modelo operativo para o tornar mais eficiente, flexível e orientado para o futuro.

Não se trata de substituir o analógico pelo digital, mas de integrar ferramentas e soluções que permitam trabalhar melhor, tomar decisões mais informadas e oferecer uma melhor experiência aos próprios clientes. Neste artigo exploraremos o que é realmente a digitalização empresarial, que vantagens pode oferecer e como encarar este percurso de forma estratégica e sustentável.

Encarar a mudança digital com consciência

Nem todas as empresas, porém, estão prontas para se lançarem de cabeça no digital, e é por isso que, neste artigo, queremos acompanhá-lo passo a passo com uma abordagem prática, sem stress, para perceber como encarar a digitalização empresarial da forma mais saudável possível.

1. Perceber onde está antes de decidir para onde ir

Toda a transformação parte de uma tomada de consciência, e a digitalização empresarial não é exceção: trata-se de reimaginar a forma como a empresa trabalha.

Para isso, o primeiro passo é fazer uma fotografia detalhada do existente: um mapa claro dos processos atuais, dos hábitos operacionais, dos fluxos de informação e das fragilidades mais frequentes.

É preciso perguntar: como se gere a comunicação entre departamentos? Os documentos da empresa estão centralizados? As atividades recorrentes são realizadas com ferramentas digitais ou ainda de forma manual?

Muito frequentemente, este tipo de análise põe a descoberto uma fissura interna, como por exemplo departamentos que usam ferramentas modernas a par de outros que se arranjam com soluções improvisadas.

Pode ser útil envolver quem trabalha no terreno todos os dias; são muitas vezes essas pessoas que têm o pulso da situação e que sugerem as pequenas mudanças que fazem a diferença.

A digitalização empresarial eficaz parte da realidade e não do ideal.

2. Escolher objetivos claros e realistas

Depois de perceber onde se está, é preciso decidir para onde se quer ir. A digitalização empresarial não pode ser um fim em si mesma, mas deve responder a objetivos claros e concretos.

Muitas vezes tende-se a apontar alto, imaginando transformações radicais, mas na realidade do dia a dia são as melhorias graduais que fazem a diferença.

Um bom objetivo digital é específico, mensurável, relevante para o negócio e alcançável com os recursos atuais.
Por exemplo, uma empresa comercial poderia visar reduzir em 40% os tempos de resposta aos clientes em 6 meses graças a um novo CRM. Ou uma empresa industrial poderia querer digitalizar a gestão das encomendas para acompanhar em tempo real o avanço da produção.
É, por isso, fundamental definir objetivos, mas sobretudo alinhá-los pelos diferentes níveis da empresa. A direção poderia apostar na eficiência global, enquanto quem trabalha a nível operacional gostaria apenas de evitar ter de introduzir os mesmos dados 3 vezes em três sistemas diferentes. Reconhecer estas prioridades paralelas e fazê-las convergir num projeto coerente permite gerar valor real e imediato

3. As pessoas antes da tecnologia

São as pessoas que dão vida, todos os dias, aos processos da empresa, e são elas que se devem sentir parte da mudança.

Por isso, a digitalização empresarial deve ser projetada com as pessoas e não apenas para as pessoas. Significa envolver as equipas desde as primeiras fases, pedir opiniões, ouvir e recolher ideias. Muitos projetos digitais falham precisamente porque os colaboradores os vivem como uma imposição ou uma ameaça. Por esta razão, é importante trabalhar também a comunicação interna: é preciso explicar o porquê das mudanças, esclarecer os benefícios pessoais e oferecer formação prática.

A cultura digital não se pode impor de cima para baixo, constrói-se com o tempo e faz-se de pequenas coisas, porque as pessoas, quando percebem que a tecnologia lhes pode tornar a vida mais simples, tornam-se as primeiras promotoras da mudança.

4. Escolher as ferramentas certas para a sua realidade

Cada empresa tem necessidades específicas e dinâmicas únicas. A tentação de adotar a plataforma mais famosa ou de copiar o modelo de uma grande empresa é forte, mas muitas vezes ineficaz.

O mercado oferece uma infinidade de ferramentas digitais, mas não é preciso tê-las todas; é preciso ter o que é realmente útil para a empresa. Aqui entra em jogo a capacidade de selecionar de forma crítica a ferramenta certa, evitando o chamado “efeito shiny object”: a atração por aquilo que parece inovador, mas que depois, na prática, não se integra, não é usado ou complica os processos.

Se o problema é a comunicação interna, faz sentido avaliar ferramentas de mensagens empresariais ou plataformas de partilha de documentos; se o nó está no controlo dos dados, provavelmente é necessário um software de gestão ou um ERP (Enterprise Resource Planning) modular.

O conselho é sempre o mesmo: começar pequeno, testar soluções ágeis com um número limitado de utilizadores e só depois expandir, se o impacto for positivo.

Outra coisa a não subestimar é a integração entre ferramentas: ter 5 softwares desligados que não comunicam entre si é pior do que ter uma só ferramenta um pouco menos eficiente, mas bem ligada. A digitalização não é uma soma de ferramentas, mas um ecossistema que deve funcionar com coerência.

5. Monitorizar, ajustar, crescer

A digitalização empresarial é um percurso contínuo que deve ser observado, avaliado e adaptado.

Depois de implementadas as ferramentas e iniciados os novos processos, é preciso estabelecer momentos regulares para fazer o ponto da situação. Esta monitorização não deve ser um controlo imposto, mas um espaço de debate: serve para perceber se os objetivos iniciais foram atingidos, se o software escolhido é realmente adequado e se a formação foi suficiente.

Nesta fase, recolher feedback é muito importante, porque basta um simples questionário interno ou algumas entrevistas informais para perceber como as coisas estão a correr. É muito importante manter viva a mentalidade da melhoria contínua. A digitalização, de facto, é um processo vivo que nunca termina: evolui juntamente com a empresa, as pessoas e o mercado.

O objetivo é construir um sistema que funcione realmente, que funcione em conjunto com a empresa e que seja flexível perante novas necessidades.

Digitalização empresarial: os dados em Itália

Quando se fala de digitalização empresarial, é fundamental olhar também para os números, para perceber onde estamos e para onde podemos (ou devemos) ir.

As PME italianas têm dificuldades na digitalização

Em Itália, o processo está em curso, mas avança ainda a velocidades diferentes, sobretudo entre grandes empresas e PME. Segundo uma análise do Il Sole 24 Ore, 39,3% das pequenas e médias empresas italianas apresentam um nível muito baixo de digitalização, enquanto apenas 2,8% atingem um nível “muito alto”. Este dado evidencia um fosso a colmatar relativamente a outros países europeus, onde a adoção de ferramentas digitais já é mais madura.

As PME digitalizam-se… mas não dialogam

Segundo o relatório do ISTAT “Imprese e ICT – Anno 2023”, 60,7% das PME italianas adotam pelo menos quatro ferramentas digitais, mas apenas 13,6% conseguem trocar dados eletronicamente com clientes ou fornecedores: uma das lacunas mais significativas nos processos.

Apenas 28% das empresas cotadas têm uma estratégia digital

O Digital Transformation Index 2024 da Alkemy revela que apenas 28% das sociedades cotadas italianas iniciaram um percurso estruturado de digitalização. Os restantes 72% movem-se ainda sem uma direção clara.

Quer inovar com a tecnologia, mas não sabe como dar realmente início à mudança?

Cada mudança traz consigo desafios, mas, com a abordagem certa, pode tornar-se uma oportunidade concreta de crescimento. Se quer iniciar ou otimizar o percurso de digitalização da sua empresa, descubra o que podemos fazer por si na nossa página dedicada ou escreva-nos sem compromisso: acompanhá-lo-emos passo a passo, sem stress.